May 21, 2021
Kreativität ist ein Schatz, den es zu bergen gilt. Weil Routinetätigkeiten auch von einer Software übernommen werden können. Weil künstliche Intelligenz früher oder später Teile der Produktion übernehmen kann – wobei die Digitalisierung nicht nur Schrecken verbreitet, sondern im besten Fall den Menschen in den Vordergrund stellt.
- Heinz-Walter Große, Bernadette Tillmanns-Estorf: Tasks & Teams, 2018
Heute entscheiden Bewerber der Generationen Y und Z sich für solche Unternehmen, die neben einer guten Work-Life Balance auch die besten Arbeitsmittel, -Tools und Teams aufweisen. Dies gelingt, indem sie sich an die Bedürfnisse und Werte der Menschen anpassen. Es geht bei der Einführung von hilfreichen Tools der neuen Arbeitswelten also um viel mehr als bloße Technologie-Hypes.
New Work meint eine neue Art des Arbeitens, die die Selbstständigkeit des Einzelnen, aber auch die Community fördert. In der Folge implizieren die zunehmende Teilhabe und Selbstbestimmung eine steigende Agilität, die wiederum zu mehr Produktivität und unternehmerischem Erfolg führt. Hierfür reicht ein Umdenken der Mitarbeiter nicht aus: Wer agil sein will, muss auch agil arbeiten und kommunizieren.
Es geht bei der Einführung von digitalen Tools also eher um die Konzeptionalisierung der Veränderung als um ein technisches Projekt. Selbstverständlich ergeben sich auch hier individuelle Anforderungen der Mitarbeiter, die bedient werden müssen. Junge Talente warten dringend auf diese (R)Evolution der Arbeit in Unternehmen und können dadurch nicht nur begeistert werden, sondern auch aktive Unterstützer und Gestalter des Veränderungsprozesses sein.
Für jene, die sich vernetzen, macht Silodenken keinen Sinn. Wissenssilos als abgeschirmte Wissenseinheiten, die unkoordiniert und ohne Austausch nebeneinander statt miteinander existieren, werden durch eine transparente Zusammenarbeit vermieden. Um New Work praktisch umzusetzen, muss also Transparenz durch kollaborative Arbeitsinstrumente geschaffen werden, sodass eine Erleichterung der Arbeitsabläufe und Innovationsprozesse stattfinden kann.
Inzwischen gibt es etliche Tools, die die virtuelle Zusammenarbeit erleichtern sollen, wobei viele davon kostenlose Probephasen anbieten. Auf der Suche nach neuen Tools ist es wichtig, auf die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeiter und die Unternehmensziele einzugehen.
Mit Office 365 hat es Microsoft innerhalb des letzten Jahres geschafft, in aller Munde zu sein. Durch kollaborative Arbeitsinstrumente wie Microsoft Teams werden Arbeitsabläufe und Innovationsprozesse beschleunigt.
Alle Daten und Dateien, die innerhalb eines Teams - inklusive dessen Kommunikation - bearbeitet werden, werden sicher und geschützt vor dem Zugriff Dritter im Sharepoint online abgelegt. Dateien aus einem Team bekommen dabei eine dedizierte Dokumenten-Bibliothek zugeordnet, auf die ausschließlich die jeweiligen Team-Mitglieder zugreifen können. Mithilfe des Tools können Team-Websites gebaut, Wikis angelegt, Dokumente hochgeladen und bearbeitet werden. IT-Administratoren haben in Office 365 jederzeit die Möglichkeit, die Umgebung auf die Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen. Die Handhabbarkeit, Sicherheit und Compliance von Office 365 und Microsoft Teams erfolgt dabei auf Enterprise Niveau. Microsoft Teams wird damit also zum zentralen HUB für Kollaboration und Projektarbeit in Organisationen, die Office 365 einsetzen.
Bei der Einführung des Tools sollte ein agiles Vorgehen richtungsweisend sein. Das bedeutet, dass Ziele, Anforderungen und Ideen gemeinsam entwickelt werden, damit das Nutzungskonzept der Zukunft bestmöglich etabliert werden kann. Werden Erfahrungen der verschiedenen Arbeitsalltage kontinuierlich integriert, kann die Produktivität aller Mitarbeiter gesteigert werden.
Neben der größeren Attraktivität als Arbeitgeber für junge Talente sind in der Praxis messbare Mehrwerte deutlich zu beobachten. Der Arbeitsalltag wird entstaubt und die Motivation der Mitarbeiter wächst. Entscheidend sind die aktive Involvierung in den Veränderungsprozess und die konsequente Nutzung der neuen Möglichkeiten. So werden Produktivitätshindernisse wie Medienbrüche, unsaubere Datenhaltung und Versionschaos in Mail-Postfächern sowie nicht nachvollziehbare Schriftwechsel und vermeidbare Reisezeiten überwunden.
Wer New Work starten will, muss also umdenken. Umdenken, wenn es um Kommunikationsprozesse sowie den Umgang mit Dateien und Dokumenten geht. Einige Mitarbeitern mag es zunächst Überwindung kosten, sich gedanklich – und auch praktisch – von lieb gewonnenen Arbeitsroutinen, wie etwa dem Speichern von Dokumenten auf lokalen Laufwerken zu lösen. Es lohnt sich dennoch, den Mehrwert des neuen Arbeitens und die Erkenntnis, dass Kollaborations-Tools die Antwort auf die Anforderungen einer modernen, vernetzten Arbeitswelt sind, fundamental im Unternehmen zu verankern.
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