Schriftliche Kommunikation als strategisches Instrument

Wenn Teams vor Ort und im Homeoffice arbeiten, kann die schriftliche Kommunikation ein verbindendes Element werden, um die Gruppe näher zusammen zu bringen. Denn hier erfahren alle das gleiche – und können auf die Informationen zugreifen, wann sie wollen. Herausfordernde Inhalte können gezielt geplant und kommunikativ verpackt werden. Das ist schriftlich viel leichter als mündlich, denn hier können Botschaften vorbereitet werden. Vorausgesetzt, die Führungskraft verfügt über die erforderlichen Text-Skills.

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Nachrichten und Informationen als strategisches Element

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Die schriftliche Kommunikation kann ein gezieltes Instrument sein, um sie aktiv für die Führung zu nutzen: Positive Erlebnisse lassen sich schriftlich verstärken – und bleiben so lange im Fokus der Menschen. Ist zum Beispiel ein Video-Call gut gelaufen und es wurden wichtige Ergebnisse erzielt, können wir das Lob schriftlich so richtig auskosten.

So hallt der Effekt für das Team nach „wer schreibt, der bleibt“ und mit der schriftlichen Kommunikation wird ein i-Tüpfelchen gesetzt. Mitarbeitende spüren die hohe Wertigkeit. Neben positiven Erlebnissen können auch Informationsoffensiven strategisch eingesetzt werden. Gerade bei sensiblen Themen wie Change oder New Work bieten Texte die Chance, konkrete Beispiele für die gewünschte Entwicklung dauerhaft zu verbreiten und an einem Ort zu sammeln.

Wenn Mitarbeitende spüren, dass die Beispielsammlung beständig wächst, baut dies Hürden ab. Entscheidend ist dabei, sich die Anlässe gezielt zu suchen, um auf ein größeres Ziel einzuzahlen. Und nicht nur dann zu schreiben, wenn es nötig ist. Vielleicht entsteht dadurch sogar eine neue Routine, die wieder alle miteinander verbindet.

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Verstehen, wie sich das Team organisiert

Nur wer weiß, was die Teams umtreibt und wo die Hürden sind, kann sie dabei aktiv unterstützen. Wie funktioniert das interne Wissensmanagement? Über welche Kanäle
werden Informationen im Unternehmen verbreitet? Führungskräfte haben hier eine Lotsenfunktion. Aber nur wer selbst diese Kanäle nutzt, kann andere durch den Dschungel navigieren und Empfehlungen aussprechen. Wie organisieren wir uns im Chat? Was halten wir schriftlich fest und wo? Wie sollten Informationen aufbereitet sein, damit andere sie verstehen? Das Informationsmanagement wird ein zentraler Erfolgsfaktor in der Zukunft werden. Und die Künstliche Intelligenz kann uns nur dann
helfen, wenn wir das große Ganze verstehen.

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Nach Kommunikationsanlässen unterscheiden

Erinnern wir das Team, brauchen wir Unterstützung oder gibt es gar schlechte Botschaften? Wer andere gezielt erreichen will, braucht dafür spezielles Know-how. Das
gilt ganz besonders für unangenehme Botschaften. Bin ich Tröster, Dolmetscher, Befähiger, Ermahner, Türöffner – und was erwartet mein Team von mir? Nur wenn ich meine Rolle im Ganzen kenne und die internen Schwingungen verstehe, kann ich geschickt und gezielt kommunizieren. Gibt es in unserem Unternehmen interne Stachelwörter? Wo reagiert mein Team besonders sensibel?

Schon eine vermeintlich banale Textpassage wie die Anrede spielt eine Rolle, wie wir uns untereinander wahrnehmen. Empfinden Mitarbeitende die Anrede „liebe/-r“ als übergriffig, auch wenn sie für mich ganz normal ist? Fühlen sich alle wohl beim Duzen oder halten sie dies nur für ein Deckmäntelchen, um Hierarchiefreiheit vorzugaukeln? Wer mit Teams auch über diese Punkte kommuniziert, schafft Augenhöhe und am Ende ein wertschätzendes Arbeitsklima.

Die schriftliche Kommunikation bietet viele Chancen – hier ist jede und jeder einzelne gefragt, diese auch zu nutzen.

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Über die Autorinnen

Ania Dornheim und Sabine Krippl sind die Gründerinnen von textwende. Die Agentur berät seit 20 Jahren viele Versicherer, Banken und B2B-Unternehmen dabei, wertschätzend und verständlich zu kommunizieren sowie Wissen nachhaltig zu sichern.