September 22, 2020

Digitale Tools

Eine Vorstellung und Einschätzung zur Auswahl von Online-Tools

Digitalisierung

Kooperation

Technologien

Corona macht uns zwei Sachen deutlich: Zum einen müssen wir gezwungenermaßen mit Hilfe von Online-Tools im gewohnten Arbeitsalltag arbeitsfähig bleiben. Zum anderen stellen wir fest, dass die Welt der digitalen Tools gar nicht so schlecht aufgestellt ist und dass die Arbeit im Home-Office wirkliche eine gute Lösung darstellt. Auch wenn das für viele Mitarbeiter eine gewisse Eingewöhnungszeit bedeutet hat, gehörten Videokonferenzen innerhalb kürzester Zeit zur Normalität und auch Online-Jam Boards und Whiteboards für kollaborative Arbeiten wurden zum Standard. So weit so gut.

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Unser Tool-Repertoire

Wir haben einen ganzen Fundus an Online-Tools, die für verschiedene Aktivitäten und an unterschiedlichen Stellen eingesetzt und ausprobiert werden können. Drei Aspekte haben sich dabei als zentral für unsere Arbeit herausgestellt, die in der folgenden Kategorisierung deutlich werden: Digitale Tools für Open Innovation, für die Marktforschung und virtuelle (Innovation-)Teams.

Bei Open Innovation stellt sich die Frage, wie verschiedene Stakeholder in Innovationsprojekte integriert werden können. Wie können interne und externe Ideenmanagement, Lead-User-Konzepte oder andere Innovationsaktivitäten im Ökosystem digital abgebildet werden? Mit Tools wie Innosabi und Ideascale haben wir in der Vergangenheit Kampagnen zu Innovationswettbewerben durchgeführt.

Bei der Marktforschung geht es darum, Insights von (potenziellen) Kunden und anderen Stakeholdern digital zu erheben. Fokusgruppen, Umfragen und andere Methoden werden hier durch Tools abgebildet, um User Insights für den Innovationsspross zu gewinnen, Trend-Radare zu entwickeln oder zum Beispiel Szenarioanalysen möglich zu machen. Marktplätze wie z. B. Clickworker werden zur Teilnehmerakquise und Incentivierung eingesetzt. So können auch über Nacht Ideen oder Prototypen mit über 400 Nutzern vertestet werden. Über das Insight Expertennetzwerk führen wir Panelumfragen wie z. B. zuletzt zu Trends in der Versicherungswirtschaft durch. Die Teilnehmer profitieren von den Ergebnissen der Umfragen, die Insights nutzen wir für unsere Produkte, Idea Cards, Workshops und Innovationswerkstätten sowie Whitepaper. Kernwert kann für digitale Fokusgruppen eingesetzt werden und hat im Gegensatz zu Ingress einen qualitativen Fokus.

Virtuelle Projektteams stellen Agilität und Kollaboration in den Fokus und ermöglichen Team-Work – sei es in Workshops oder in längerfristigen Projekten. Über die Tools können Frameworks wie SCRUM, Lean-Startup und Design Thinking abgebildet werden. Dabei geht es auch um die Visualisierung von Projektarbeit, um alle Mitglieder darüber zu informieren, worüber gerade gesprochen wird, wie Arbeitsergebnisse aussehen sollen und in welchem Prozessschritt sich das Team gerade befindet.

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Abbildung: Fokus und Übersicht verschiedener Tools

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Die Richtige Auswahl und Kombination von Tools ist das A und O

Natürlich unterscheiden sich die Features der Tools untereinander – es ist also immer genau zu überlegen, welche Art der Interaktion erforderlich ist. Auch die Gruppengröße spielt eine wichtige Rolle – ob 8 oder 25, es ist immer ein individuelles Set-up zu wählen. Auch die Lizensierungen der Tools ist unterschiedlich: Zum Beispiel hat die freie Version von MURAL keine Teilnehmer-Begrenzung (bei Anmeldungen ohne Passwort), bei MIRO müssen sich externe Teilnehmer erst mit Nutzerdaten anmelden. Das ist natürlich umständlich. Plant der Workshop-Leiter eine Gruppenarbeit, ist in jedem Fall Zoom zu bevorzugen, da es hier möglich ist, Breakout-Rooms zu eröffnen, um dort in Kleingruppen innerhalb einer Session zu arbeiten. Nach einem Workshop-Part können alle Teilnehmer auch wieder zur Haupt-Session zurückkehren.

Sollen Frameworks wie Personas, Empathy Maps, Business Model Canvas oder Mind Maps in einem Workshop erstellt werden, liefern Tools wie MURAL und MIRO passende vordefinierte Frameworks – im Gegensatz zu Google Jam Boards. Hier wird in Form von Slides gearbeitet (vergleichbar mit Powerpoint) und nicht auf einer großen, unbegrenzten Fläche, die, ähnlich einem Raum, die gesamte Arbeit des Tages auf einen Blick ermöglicht. Zum Beispiel funktionieren hier verschiedene Frameworks nebeneinander und die Teilnehmer können über zoom-in-out arbeiten. Mentimeter eignet sich hervorragend für kleinere Abstimmungen und zeigt die Ergebnisse visuell ausgearbeitet. Umfragen sind aber auch in Zoom möglich, was den Vorteil hat, dass die Nutzer nicht noch ein weiteres Tool öffnen müssen. Gleichzeitig ist die Visualisierung in Zoom weniger attraktiv.

Gerade wenn externe Teilnehmer beteiligt sind, können die technische Ausstattung, die Umgebung und vor allem die individuelle Internetverbindung nicht beeinflusst werden. Unternehmensübergreifende Zusammenarbeit kann zu dem auch aus Datenschutzgründen zum Problem führen. Beispiele sind Microsoft Teams und G-Suite, die möglicherweise nicht von allen Partnern genutzt werden und Video Konferenzen oder die gemeinsame Arbeit an Dokumenten damit erschwert werden. Dies ist im Vorfeld abzuklären, ebenso wie die Erfahrungen, die die Mitarbeiter jeweils mitbringen. Während Video-Tools und das Verhalten in virtuellen Konferenzen schnell erlernt sind, sollte bei komplexeren Tools wie Trello oder Asana für das Projektmanagement oder MIRO und MURAL als komplexe Whiteboards, eine gründliche Einführung in die Funktionalität erfolgen. Wird Speicherplatz oder eine gemeinsame Dokumentenablage benötigt, ist auch hier vorher eine Klärung der Arbeitsweise, des Datenschutzes etc. nötig. Bei Office 365 liegen die Dateien laut Anbieter auf deutschen Servern, bei der G-Suite ist dies nicht sichergestellt, zur Not kann auch mit owncloud eine eigene Cloud aufgesetzt werden. Dies geschieht jedoch zum Nachteil der Kollaboration und der direkten Zusammenarbeit in Dokumenten.

Weiterhin gibt es eine Menge an Tools, die in ihrer Funktionsweise so komplex sind, dass sie von Experten bedient werden müssen. Hierzu gehören Prototyping Tools wie XD von Adobe, Invision oder Justinmind, die auch Kooperationen in Form von Vorschlägen und Kommentaren möglich machen. Hier arbeiten bei den DI-Labs ausschließlich Experten beispielsweise begleitend zu einem Design Sprint an der Visualisierung von Prototypen wie z. B. Websites oder Apps. Das Ergebnis wird anschließend mit dem Kunden in Videokonferenzen oder Meetings besprochen und Feedback eingeholt. Auch Tools zum User Testing wie Eyesqare und Testbird werden bei uns unter Begleitung eines UX-Designers eingesetzt.

Insgesamt zeigt sich, dass der Markt an Tools mittlerweile stark gewachsen ist ist und ungeahntes Potenzial besitzt. Allerdings muss im Vorfeld immer geklärt sein, was mit den Tools erreicht werden soll. Die Auswahl der Tools erfolgt stets nach der Zielstellung des Workshops o. Ä. Wichtig ist außerdem, dass der Workshop-Leiter mit den Funktionsweisen des Tools vertraut ist und mit den Teilnehmern einen technischen Test durchführt, um ihnen die Tools im Vorfeld näher zu bringen. Nur dadurch kann der Er- folg des Workshops oder des Projekts gewährleistet werden. Wir von den Digital Impact Labs stehen euch gern mit unseren Erfahrungen und unserer Expertise aus verschiedenen virtuellen Projekten und Workshops mit Rat und Tat zur Seite und finden das für euren Zweck geeignete Tool.